GNSK 2020 Vacatures Organisatiecommissie

In juni 2020 komt het Groot Nederlands Studentenkampioenschap naar Enschede. Op dit sportevenement komen 1500 sporters van 15 verschillende disciplines af voor een driedaags toernooi vol wedstrijden, gezelligheid en uiteraard een groot feest. De organisatiecommissie is verantwoordelijk voor het opzetten van dit evenement, van het regelen van wedstrijdlocaties en vrijwilligers tot het verzorgen van catering en overnachtingen. Om dit mogelijk te kunnen maken werkt de commissie samen met verschillende partners, waaronder de Sportkoepel, de Student Union, het Sportcentrum, de gemeenten en verscheidene andere partners en sponsoren. De commissie bestaat uit zes personen, waarvan de helft full-time en de helft part-time met het organiseren van het GNSK bezig is.

Meer informatie is te vinden in de informatiebrochure hiernaast.

Een sfeerimpressie van vorig jaar is hier te vinden.

Informatiebrochure OC GNSK 2020.pdf

Ben je geïnteresseerd of heb je vragen? Stuur gerust een mail naar bestuur@sportkoepelut.nl of kom langs in Bastille 325 of bij een van onze interesseactiviteiten.

Interesseactiviteiten:

Voorzitter (full-time)

De voorzitter geeft leiding aan het bestuur. Deze persoon moet zorg dragen voor de onderlinge cohesie en houdt de grote lijnen in de gaten. Tevens is de voorzitter het aanspreekpunt voor externe relaties. Daarnaast bewaakt de voorzitter het tijdspad en de doelstellingen van het evenement.

Ben jij doelgericht, een goede luisteraar en kun jij mensen goed motiveren? Heb jij geen probleem met het delegeren van taken en contact zoeken met onbekenden? Wie weet is de rol van voorzitter dan iets voor jou! Als het gezicht van het GNSK-bestuur heeft de voorzitter een groot verantwoordelijkheidsgevoel, empathisch vermogen en sterk gericht op het behalen van doelen. Hij heeft vertrouwen in de mensen met wie hij samenwerkt en wil het beste in hen naar boven halen.

Taken van de voorzitter

Coördinatie GNSK bestuur

  • Vergaderingen voorbereiden, organiseren en voorzitten
  • Organisatie bestuursactiviteiten en peer review bijeenkomsten

Externe contacten onderhouden

  • Organiseren RvA vergaderingen
  • Onderhouden contact met de Sportkoepel en Student Union, het Sportcentrum, Studentensport Nederland, de UT, Saxion en de gemeente Enschede
  • Zich presenteren als gezicht van de organisatie

Organisatie

  • Dagdraaiboek en calamiteitenplan schrijven
  • Vergunningsaanvraag opstellen (samen met de sport, logistiek en feestcommissarissen)
  • Overleggen met evenementenbureau UT organiseren en voorbereiden (samen met sport-, logistiek en feestcommissarissen)
  • De penningmeester ondersteunen bij het opstellen en bewaken van de begroting
  • Evaluatie-overleggen organiseren en opstellen evaluatieverslag

Secretaris (full-time)

De secretaris is een zeer belangrijk persoon binnen het bestuur. Hij/zij heeft, naast de voorzitter, het meeste overzicht over alle ontwikkelingen binnen de organisatie. Hij/zij notuleert, archiveert en organiseert. Bovendien is de secretaris aanspreekpunt voor de Overkoepelende Studenten Sport Organisaties (OSSO’s) en bewaakt hij/zij de inschrijvingen.

Ben jij ordelijk, punctueel en kan jij gestructureerd werken? Dan staat de functie van secretaris misschien wel op jouw buik geschreven! Een secretaris houdt overzicht in de documentatie en zorgt voor een goede informatievoorziening naar externen toe. Als secretaris heb je veel formele taken en ben je goed op de hoogte van wat er speelt bij de andere functies. Hierdoor zul je door je andere bestuursgenoten vaak benaderd worden voor hulp. Eigenschappen die passen bij een secretaris zijn dan ook nieuwsgierig, behulpzaam en overal inzetbaar.

Taken van de secretaris

Beheren secretariaat

  • Beheer van het algemene emailadres info@gnsk.nl
  • Verantwoordelijk voor uitgaande en binnenkomende post
  • Notulen maken van de vergaderingen met het bestuur en RvA vergaderingen
  • Bestand met adressen en contactpersonen bijhouden
  • In samenwerking met de Commissaris PR de maandelijkse nieuwsbrief samenstellen en versturen
  • In samenwerking met de Sportcommissaris de sportreglementen aanpassen

Relatiebeheer Overkoepelende Studenten Sport Organisaties (OSSO’s)

  • Introductiebrief versturen naar alle OSSO’s over GNSK 2020
  • Constitutieborrel organiseren
  • Samenstellen van de informatiemap voor alle OSSO’s

Inschrijvingen

  • Opstellen inschrijfprocedure en opzetten inschrijfsysteem
  • Coördineren van de inschrijvingen van de deelnemers
  • In samenwerking met de voorzitter dispensatieverzoeken behandelen
  • Deelnemersregistratie tijdens het GNSK verzorgen

Penningmeester (part-time)

Eerste halfjaar part-time, tweede halfjaar full-time

De penningmeester vervult een cruciale rol binnen het GNSK-bestuur. Deze persoon bewaakt alle geldstromen en grijpt zo nodig in. Vooral tijdens de inschrijvingen en na het GNSK heeft de penningmeester een belangrijke rol. Ook tijdens het GNSK houdt de penningmeester de verschillende geldstromen goed in de gaten.

Heb jij affiniteit met cijfers, ben jij analytisch en kan jij nauwkeurig werken? Wie weet is penningmeester dan iets voor jou. Een penningmeester werkt gestructureerd en planmatig. Hij/zij wil redenen en is kritisch over de beslissingen die het bestuur maakt. Een penningmeester durft grenzen te stellen en heeft een scherp beoordelingsvermogen.

Taken van de penningmeester

Begroting en boekhouding

    • Opstellen en bijhouden van de begroting
    • Boekhouding up-to-date houden en bestuur maandelijks bijpraten
    • Inschrijfgeld bepalen en innen
    • Samenstellen en bewaken van contracten
    • Na afloop de afrekening maken

Beheren geldstromen

    • Opstellen plan voor de geldstromen tijdens het GNSK
    • Regelen van alle benodigdheden voor financiële handelingen tijdens het GNSK (munten, muntketen, wisselgeld, pinapparaten, etc.)
    • Begeleiden vrijwilligers die met de geldstromen te maken krijgen tijdens het GNSK
    • Beheren geldstromen tijdens het GNSK, in samenwerking met een door hem of haar samengesteld team

Commissaris Sport (part-time)

Eerste halfjaar part-time, tweede halfjaar full-time

De commissaris sport is het gezicht voor de sportverenigingen. Hij/zij is verantwoordelijk voor de organisatie van alle sporten. Hiervoor is een uitgekiende samenwerking met de studentensportverenigingen en sportlocaties nodig. Hij/zij organiseert informatieavonden en onderhoudt contact met de organiserende studentensportverenigingen. De sportcommissaris is verantwoordelijk voor de plattegrond en het draaiboek van de sportlocaties voor in de vergunningsaanvraag.

Voor de functie commissaris sport zijn wij op zoek naar iemand die mensen enthousiast weet te maken. Hij/zij heeft veel contact met de verschillende sportverenigingen en probeert zoveel mogelijk personen te betrekken bij het evenement: want vele handen maken licht werk. Hier heb je iemand voor nodig die projectmatig kan werken en leiding kan geven en nemen.

Taken van de commissaris sport

Sporten en locaties

      • Selectie maken uit de mogelijke keuzesporten
      • Reserveren sportlocaties en onderhouden contact met lokale beheerders
      • Plattegronden en draaiboeken opstellen van de sportlocaties voor de vergunningsaanvraag

Relatiebeheer SSV’s

      • Contact onderhouden met de Studenten Sportverenigingen (SSV’s) over de mogelijke sporten
      • Organiseren van informatieavonden voor de SSV’s
      • Contact onderhouden met SSV’s over materialen en vrijwilligers voor wedstrijdcommissies

Schema’s en wedstrijden

      • Opstellen wedstrijdschema’s en communicatie hierover
      • Regelen extra benodigde materialen
      • In samenwerking met de secretaris sportreglementen opstellen
      • Coördineren van de scheidsrechters voor elke sport

Commissaris Logistiek & Feest (part-time)

Eerste halfjaar part-time, tweede halfjaar full-time

Deze commissaris is verantwoordelijk voor de camping, de catering, het feest en alle vrijwilligers die verder nodig zijn voor en tijdens het GNSK. Deze veelzijdige functie heeft veel verantwoordelijkheden en daarom zoeken wij iemand die makkelijk overzicht kan houden, goed kan communiceren en vrijwilligers goed kan enthousiasmeren en aansturen. Daarnaast is de commissaris logistiek & feest precies op de hoogte van waar op ieder moment de deelnemers, vrijwilligers, voorraden en materialen zijn. Zo kan hij/zij altijd heel snel handelen en problemen oplossen voordat ze ontstaan zijn. Daarnaast is het handig als je ervaring hebt met het organiseren van feesten, verstand hebt van bands en DJ’s en enige kennis hebt van horeca en licht- en geluid.

Taken van de commissaris logistiek & feest

Catering

      • Vraagt offertes op bij verschillende cateraars
      • Onderhoudt contact met de definitieve cateraar
      • Organiseert ontbijt, lunch en diner voor iedereen, in samenwerking met de cateraar
      • Zorgt voor alle benodigdheden voor de cateringlocaties
      • Plaatst, in samenwerking met de feestcommissaris, de drankbestelling

Camping

      • Maakt een plattegrond en draaiboek voor de camping
      • Regelt eventueel een eet- en drinkfaciliteit op de camping
      • Coördineert het controleren op glas en dergelijke

Feest

      • Stelt een plattegrond op van de feestlocatie waar tot in detail alle info beschreven staat
      • Stelt een draaiboek op voor het opbouwen van de feestlocatie
      • Vraagt offertes op voor alle materialen die in de plattegrond staan
      • Zorgt voor bandjes en DJ’s
      • Coördineert opbouw feestlocatie
      • Onderhoudt contact met bierleverancier en plaatst de bestelling
      • Regelt en instrueert de barhoofden
      • Organiseert een tapinstructie voor de vrijwilligers
      • Is verantwoordelijk voor een degelijk 18+ beleid

Vrijwilligers

      • Is verantwoordelijk voor de werving van vrijwilligers voor het op- en afbouwen van het GNSK, het tappen op het feest (en evt. camping) en het verkopen van munten
      • Maakt een duidelijk vrijwilligersschema
      • Onderhoudt contact met de vrijwilligers

Overige logistieke zaken

      • Stelt, in samenwerking met de voorzitter en sportcommissaris de vergunningsaanvraag op
      • Coördineert de bewegwijzering
      • Regelt EHBO tijdens het feest en de wedstrijden

Commissaris PR & Sponsoring (full-time)

De commissaris PR & Sponsoring is verantwoordelijk voor alle communicatie en relaties met de pers. Het GNSK heeft een eigen huisstijl en logo. De Commissaris PR zorgt ervoor dat alle communicatie hierbij aansluit. Daarnaast heeft hij/zij de belangrijke taak zoveel mogelijk sponsoren te werven. Hierbij is de commissaris verantwoordelijk voor een goede sponsorbrochure en hier zoveel mogelijk sponsoren mee binnen te halen. Ook is de commissaris PR & sponsoring verantwoordelijk voor alle subsidie aanvragen. Tot slot is hij/zij verantwoordelijk voor het programmaboekje.

Een Commissaris PR & Sponsoring is sociaal vaardig, enthousiast, creatief en volhardend. Een Commissaris PR & Sponsoring zit vol met ideeën en staat te popelen om deze uit te voeren. Ook is hij/zij bedreven in het benaderen van bedrijven om hen te overtuigen het GNSK te sponsoren. De commissaris PR & Sponsoring staat erom bekend dat hij zijn afspraken nakomt en is goed in het onderhouden van relaties. Enige ervaring met het maken van posters, flyers en dergelijke is een vereiste, sociale skills zijn een absolute must.

Taken van de commissaris PR & sponsoring

Communicatie en promotie

      • PR plan opstellen
      • Wekelijkse facebook-posts maken en plaatsen om deelnemers enthousiast te maken
      • Coördinatie digitale nieuwsbrief
      • Feestpromotie in de regio coördineren
      • Maakt het programmaboekje

Sponsoren werven

      • Sponsorplan schrijven
      • Actieve sponsorwerving
      • Onderhoud contact met sponsoren
      • Stelt subsidieaanvragen op
      • Onderhoudt contact met subsidieverstrekkers
      • Organiseert een rondleiding voor sponsoren en andere relaties

Media

      • Schrijft meerdere persberichten voor de media
      • Onderhoudt actief contact met o.a. UToday, Tubantia en RTV Oost

Uitstraling

      • Verantwoordelijk voor bestuurskleding
      • Verantwoordelijk voor kleding deelnemers en vrijwilligers
      • Regelen van fotografen voor tijdens het GNSK
      • Maken en handhaven huisstijl
      • Up-to-date houden website